GUÍA / 01
Responsabilidad y alcance
Manual operativo de la versión 1.5.0. Indica cómo usar las herramientas; no determina la admisibilidad jurídica, sanciones, investigación ni plazos legales de cada caso. Cada organización debe aprobar su procedimiento y designar personas competentes.
GUÍA / 02
1. Ingresar y trabajar con reserva
- Abra Acceso del equipo y escriba correo y contraseña propios.
- Ingrese el código recibido en esa casilla. No comparta códigos ni contraseñas.
- Revise exclusivamente los casos a los que tiene acceso por permiso y asignación.
- Trabaje desde un dispositivo protegido y cierre sesión al terminar.
Si no recibe el código, revise entrega con el administrador técnico. Recuperar acceso no debe convertirse en un mecanismo para evitar el segundo factor.
GUÍA / 03
2. Revisar una comunicación recibida
- Abra el aviso y entre al portal; no responda con antecedentes sensibles por correo.
- Compruebe recepción, materia, antecedentes y responsable asignado.
- Evalúe de inmediato si hay riesgo para personas y active el procedimiento de resguardo aprobado por su organización.
- Revise conflictos de interés antes de añadir colaboradores o asignar tareas.
- Registre la revisión y el acuse cuando corresponda; controle las fechas según el procedimiento aplicable.
El canal no es un servicio de emergencias. Siga las vías y contactos aprobados para riesgos inmediatos.
GUÍA / 04
3. Elegir el recorrido según la situación
| Situación | Qué hacer en la aplicación |
|---|---|
| Comunicación general identificada o anónima | Revisar categoría, antecedentes y responsable. Solicitar información mediante mensajes del expediente sin intentar identificar a quien eligió anonimato. |
| Alerta anónima sobre acoso o violencia | Distinguir alerta preventiva del procedimiento formal. Documentar evaluación y medidas conforme al protocolo; no marcarla como denuncia formal individualizada automáticamente. |
| Procedimiento formal Ley Karin | Revisar individualización y antecedentes con responsables competentes. Registrar decisiones, medidas, referencias y actuaciones que correspondan. Verificar cómputo de plazos fuera del automatismo del sistema. |
| Conflicto con responsable o persona involucrada | Utilizar alternativa, restringir acceso y documentar transferencia con fundamento. Revisar también colaboradores y tareas existentes. |
| Comunicación recibida presencialmente, por carta o correo | Usar Registro de otras vías, indicar fuente y fecha real de recepción; seguir el procedimiento de recepción y aprobación aplicable. |
| Materia distinta o antecedentes insuficientes | Registrar la evaluación y solicitar aclaraciones o derivar por la vía aprobada. No borrar para corregir una clasificación. |
GUÍA / 05
4. Asignar responsable, acceso y tareas
- Abra el expediente y compruebe quién es responsable.
- Si transfiere el caso, elija una persona autorizada y registre el motivo.
- Añada colaboradores solo con acceso de lectura o gestión requerido. Asignar una tarea no concede acceso automáticamente.
- Cree tareas concretas, responsable y fecha. Evite datos sensibles innecesarios en sus títulos.
- Revise tareas pendientes, en curso y realizadas; actualice su estado y registre actuaciones.
La lista de sociedades o centros no aísla clientes. Cada cliente debe tener su propia instalación. Los recordatorios requieren supervisión y no reemplazan el control humano de plazos.
GUÍA / 06
5. Mensajes y archivos
Distinga mensaje público, visible a la persona que consulta con código y contraseña, de nota interna, reservada al equipo autorizado. Revise la visibilidad antes de guardar y adjuntar.
- Pida solo antecedentes necesarios; no publique identidades o información de terceros sin evaluación.
- No coloque relatos ni archivos en correos de aviso. Utilice el expediente.
- Abra archivos únicamente en un entorno protegido. La validación de formato no equivale a un análisis antivirus.
- Use los formatos autorizados y contacte con soporte ante rechazos o fallos; no cambie extensiones para saltar controles.
GUÍA / 07
6. Registrar actuaciones y controlar fechas
Actualice estados con un motivo claro, registre resguardos y actuaciones, y compruebe la información antes de confirmar. Los campos de fechas y recordatorios son ayudas de organización.
Si otra persona modifica el expediente mientras tiene abierto el formulario, el sistema rechazará el formulario anterior: recargue y revise antes de guardar. Coordinen también los cambios de tareas y permisos, cuyos controles de concurrencia aún deben completarse. No dé por realizada una actuación por recibir un aviso automático.
GUÍA / 08
7. Resolver y cerrar sin perder evidencia
- Confirme con la persona competente la decisión y las actuaciones requeridas.
- Revise tareas, fechas, referencias y medidas pendientes.
- Escriba un resultado general adecuado para la persona denunciante. No vuelque el informe interno completo en el mensaje público.
- Cierre con fundamento y verifique el mensaje y estado visibles.
- Revise conservación y posibles bloqueos por obligaciones o controversias.
GUÍA / 09
8. Exportaciones, conservación y derechos
La exportación actual entrega información estructurada del caso y metadatos de archivos; no es un respaldo completo ni incluye todos los adjuntos como archivos descargables. Custódiela con acceso restringido y cifrado adecuado.
Las solicitudes de acceso, rectificación, oposición, supresión o bloqueo deben evaluarse según la normativa y el procedimiento de la organización. Registre su recepción, responsable, decisión y respuesta por la vía aprobada; no ejecute borrados improvisados.
La conservación, sus excepciones y los derechos de terceros requieren revisión competente. No existe un plazo único que el software pueda fijar para todas las materias.
GUÍA / 10
9. Administración y continuidad
- Revise cuentas activas, permisos, responsables alternativos y conflictos al cambiar el equipo.
- Pruebe entrega de correo, tareas programadas y alertas operativas regularmente.
- Actualice primero en pruebas, respalde y compruebe recuperación antes de producción.
- Ante un incidente, preserve evidencia, limite el acceso afectado y siga el plan de respuesta de la organización.
- Para soporte envíe versión, hora, paso y mensaje de error sin relatos, contraseñas, códigos, archivos ni identidades.
Una activación incorrecta no elimina datos. Antes de migrar dominio o servidor solicite traslado y compruebe respaldo, claves y acceso al expediente restaurado.
GUÍA / 11
Lista de control del equipo
Las casillas son una ayuda visual de lectura; no se guardan ni reemplazan un registro formal de actuaciones.